3 narzędzia architekta wnętrz, które usprawniają pracę

Jakie trzy narzędzia architekta wnętrz warto by było stworzyć i zastosować u siebie, żeby działać sprawniej? To szablon oferty, formularz online z pytaniami do klienta i brief, czyli plik z wytycznymi do projektu. Dzięki nim szybciej odpowiadasz na zapytania, zbierasz komplet informacji przed projektowaniem i ograniczasz poprawki. Uzupełnieniem jest portal klienta, czyli jedno miejsce na wszystkie materiały projektu.

Co kryje się pod określeniem sprawniej? Między innymi to, żeby projekty były robione szybciej, ale na wyższym poziomie. To, żeby poświęcać na nie mniej czasu, a etapy projektowe nie były rozciągnięte. Te narzędzia to jeden z elementów, na których opiera się cała organizacja pracy projektanta wnętrz.

Trzy elementy, które zaraz poznasz, mogą także zwiększyć ilość klientów.

Można je zrobić samodzielnie. Wiele lat temu przygotowałam je dla siebie i od tamtej pory stale je ulepszałam. Dotarłam do momentu, kiedy wypracowane metody diametralnie zmieniły całą pracę nad projektem. Ilość poprawek była mniejsza, a klient bardziej zadowolony.

Poznaj 3 narzędzia architekta wnętrz

Szablon oferty na projekt wnętrz

Pierwsza rzecz, którą zawsze warto zrobić, to szablon oferty. Dlaczego? Dlatego, że jeśli potencjalny klient znajdzie nas w gąszczu Internetu, to potem nadchodzi moment wysłania oferty. Nawet, jeżeli jest to osoba z polecenia, to i tak musimy ją wysłać. 

Można ją zrobić w .PDF i przesłać mailem, można zrobić stronę internetową. O tworzeniu oferty napisałam także osobny artykuł.

Celem jest to, aby przygotować ją w maksymalnie 15 minut i wysłać klientowi np. link, pod którym kryje się pokaz slajdów, plik .PDF lub strona www. Oferta może być interaktywna, ale nie musi. Wszystko zależy od tego, czego potrzebujesz, jaki jest Twój plan i pomysł. 

Po co szykować szablon oferty na projekt wnętrz?

Po to, żeby klient mógł dostać szybką odpowiedź. Zanim pójdzie do kogoś innego, zanim będzie wybierał pomiędzy Tobą a kimś innym. Ma dostać ofertę, która będzie ofertą nie do odrzucenia. Oczywiście będzie różnie. Wiele osób nie będzie mogło skorzystać z Twojej oferty, bo np. będzie za droga albo nie będziesz z tej miejscowości, w której jest klient, a będzie on oczekiwał współpracy z licznymi spotkaniami na żywo. Każdy jest inny, ale też każda strategia studia projektowego może być inna. 

Kluczowe jest to, żeby klient dostał kompleksową ofertę w szybkim czasie. To ona ma pokazać klientowi jaka jest różnica między Tobą a innym projektantem, co Cię wyróżnia, co oferujesz (a czego nie). Najlepiej byłoby także przedstawić pakiety do wyboru, żeby klient mógł wybierać pomiędzy nimi, a nie pomiędzy jednym pakietem Twoim a kogoś innego. 

Etapy współpracy muszą być pokazane za pomocą wizualnych przykładów – grafik, wizualizacji, zdjęć. 

Pokaż jak wyglądają wizualizacje, jaka jest ich jakość, wielkość, format pliku. Im więcej pokażesz, tym większą świadomość będzie mieć klient.

Ja mam szablon oferty zrobiony w programie Canva i przygotowałam taki szablon także dla Ciebie, jeśli chcesz skorzystać z gotowego rozwiązania. Znajdziesz go tutaj.

Pamiętaj, że wygląd oferty także ma znaczenie. Opracuj brand board swojej marki. Określ kolory, fonty, wzory, charakter, atmosferę swojej marki i trzymaj się jej. Warto być spójnym, aby zapaść w pamięć i tworzyć skojarzenia. 

Dobra oferta jest wynikiem opracowanej strategii marki. Żeby Ci to ułatwić stworzyłam Workbook na ten temat, abyś uporał się z planem działania swojej firmy. To także fundament Akademii Przedsiębiorczego Architekta, w której przygoda z kursami i materiałami zaczyna się właśnie od tego tematu. Jeśli jeszcze nie masz strategii, nic straconego. Jednak, zanim się tym zajmiesz, zrób audyt swojej marki. O strategii marki i o tym, po co w ogóle ją opracowywać, możesz przeczytać w tym artykule.

Zyskałeś kolejnego klienta, czas przeanalizować jego potrzeby.

Skuteczne narzędzia architekta wnętrz pomogą wykonać lepszy projekt, ale w krótszym czasie.

Analiza potrzeb do projektu wnętrz – szablon formularza z pytaniami do klienta

Drugi szablon, który warto mieć, to jest wzór formularza z pytaniami do klienta – w wersji online. 

Z mojego doświadczenia wynika, że jeśli spotykamy się jeden lub 2 razy z klientem i na tej podstawie tworzymy projekt, to potem wprowadzamy bardzo dużo  zmian. Przede wszystkim dlatego, że nie byliśmy w stanie zapytać o wszystko, zrobić dobrej analizy potrzeb do projektu wnętrz. Projekty się rozciągają w czasie. Robią się problemy, bo coś się nie zgadza, klientowi się nie podoba. Warto rozdzielić analizę potrzeb klienta np. na 2 lub 3 etapy i część z nich można zautomatyzować. Bardzo skutecznym narzędziem jest formularz online z pytaniami do klienta. 

Tam będą znajdowały się pytania do klienta ze zdjęciami, przykładami różnych rzeczy (jak pewne rzeczy wyglądają, jakie są opcje, możliwości techniczne, zdjęcia różnych rozwiązań). Przesyłamy link do pliku w chmurze i klient może sobie z dowolnego miejsca na świecie, o dowolnej porze, przejrzeć pytania, spokojnie odpowiedzieć i uświadomić sobie, jak bardzo złożony jest projekt wnętrz.

Ja taki formularz mam w Google Formularze. Klient nie musi się logować i otrzymuje tylko te pytania, które dotyczą zakresu zlecenia. Jest zbudowany na zasadzie drzewa. W zależności od jednej odpowiedzi klienta, wyzwalane są kolejne pytania lub zestaw pytań, odpowiednich dla niego. 

Przykład powyżej: W zależności od wybranej odpowiedzi, klient przechodzi do sekcji z zestawem pytań dotyczących jednej, dwóch, trzech łazienek itp.

Są tam zdjęcia, przykłady, uwagi. Możesz skorzystać z mojego gotowego wzoru. Znajdziesz go tutaj. 

Kiedy klient odpowie na pytania, możesz o tym porozmawiać na spotkaniu i dopytać kolejne szczegóły. Sprawdzasz czy otrzymałeś wszystkie odpowiedzi. Widzisz, przy których pytaniach klient zaznaczył kilka odpowiedzi – o to właśnie możesz zapytać i uszczegóławiać analizę. 

Brief, czyli podstawa projektu wnętrz

Na podstawie odpowiedzi z formularza przygotowujesz brief. To plik z wytycznymi do projektu wnętrz.

Ja korzystam z Google Dokumenty, żeby klient mógł dodawać komentarze – znów, niezależnie od tego kiedy i gdzie jest. Mam szablon z nagłówkiem i stopką, dopasowaną do mojej marki. To wygląda bardziej profesjonalnie.  Mam też wypisane najważniejsze rzeczy, aby o niczym nie zapomnieć w każdym z projektów – o co powinnam zapytać, jakie sekcje informacji zawrzeć. Wypełniam go różnymi informacjami od klienta. 

Najpierw wypełniasz go tym, czego dowiedziałeś się z formularza. Wrzucasz np. inspiracje, wizualizacje, jakieś konkretne produkty, które by pasowały do projektu, żeby pokazać klientowi różne opcje i możliwości. Dopytujesz, dopisujesz, aktualizujesz plik o kolejne informacje. Im więcej się dowiesz, tym lepiej dla Ciebie i dla klienta.

W tym artykule omawiam najczęstsze błędy w wytycznych projektowych.

Portal klienta dla projektanta wnętrz. Czy warto i jakie narzędzie wybrać?

Kiedy masz już przygotowany szablon oferty, formularz z pytaniami do klienta i brief, warto zastanowić się nad kolejnym krokiem. W jaki sposób udostępniać klientowi materiały projektowe, kosztorysy i dokumentację, żeby wszystko było uporządkowane, a Ty nie traciła czasu na szukanie kolejnych wiadomości i plików?

Z pomocą przychodzi portal klienta, czyli przestrzeń online, w której klient ma dostęp do wybranych informacji dotyczących swojego projektu wnętrz.

Czy potrzebujesz do tego specjalnej aplikacji? Niekoniecznie.

Google Drive i Dokumenty Google. Prosty sposób na udostępnianie materiałów projektowych

Jak już wspomniałam wcześniej, w mojej pracowni Atoato wykorzystuję narzędzia Google do realizacji autorskiego systemu FBK, czyli Formularz, Brief, Kosztorys.

Google Formularze pomagają mi zebrać szczegółowe informacje o potrzebach klienta, a Dokumenty Google wykorzystuję do przygotowania briefu i ustalenia wytycznych projektowych.

Dodatkowo możesz wykorzystać Dysk Google do stworzenia indywidualnego folderu dla każdego klienta, w którym umieścisz dokumentację techniczną, wizualizacje, harmonogram oraz inne materiały dotyczące projektu.

To proste rozwiązanie, które sprawdzi się szczególnie w mniejszych pracowniach. Pamiętaj jednak, że sam folder na Dysku Google nie zapewnia wszystkich funkcji dedykowanego portalu klienta, takich jak zarządzanie akceptacjami czy budżetem.

KIS List. Portal klienta i zarządzanie budżetem projektu wnętrz

Kolejnym narzędziem, z którego korzystam w mojej pracowni projektowej, jest KIS List.

To aplikacja, która świetnie sprawdza się przy tworzeniu budżetów i kosztorysów projektów wnętrz. Kosmicznie przyspiesza mi pracę!

Pracuję na własnym, autorskim szablonie kosztorysu, który kopiuję do każdego kolejnego projektu i wykorzystuję na poszczególnych etapach pracy. Dzięki temu nie muszę za każdym razem zaczynać od zera, tworzyć tych samych kategorii i wpisywać wszystkiego od początku. Oszczędzam w ten sposób dziesiątki godzin na powtarzalnej pracy.

KIS List ma również panel klienta, który pozwala udostępniać informacje i materiały związane z projektem.

Klient może przeglądać udostępnione zestawienia produktów i kosztorysy, komentować propozycje oraz zatwierdzać rozwiązania w ramach dostępnych funkcji panelu.

Dzięki temu łatwiej uporządkować proces podejmowania decyzji i ograniczyć sytuacje, w których ustalenia dotyczące wyposażenia znajdują się w wielu różnych wiadomościach.

Jeżeli chcesz wykorzystać podobny sposób pracy, przygotowałam autorski szablon kosztorysu KIS List, który możesz zastosować w swojej pracowni.

Chcesz zacząć pracować w KIS List?

Możesz skorzystać z mojego linku afiliacyjnego do KIS List.

Rejestrując się przez ten link, otrzymasz standardowy bezpłatny okres testowy, a jeśli zdecydujesz się na zakup rocznego pakietu Premium, dostaniesz dodatkowy miesiąc korzystania z aplikacji za darmo.

Czyli płacisz za 12 miesięcy, a korzystasz przez 13!

Informacja: link do KIS List jest linkiem afiliacyjnym, co oznacza, że mogę otrzymać prowizję, jeśli zdecydujesz się na zakup programu za jego pośrednictwem.

Jakie narzędzie wybrać do swojej pracowni projektowej?

Zanim zdecydujesz się na kolejną aplikację, zastanów się, czego rzeczywiście potrzebujesz.

Jeżeli dopiero zaczynasz prowadzić projekty dla klientów, narzędzia Google mogą być całkowicie wystarczające do zbierania informacji, przygotowywania dokumentów i udostępniania materiałów projektowych.

Jeżeli realizujesz więcej projektów i potrzebujesz dodatkowo kontrolować budżet, przygotowywać zestawienia zakupowe oraz udostępniać je klientowi, warto przyjrzeć się KIS List.

Z mojego doświadczenia wynika, że najpierw warto opracować dobry proces projektowy, a dopiero później dobierać aplikacje, które pomogą go realizować.

Właśnie na takim podejściu opiera się mój system FBK. Formularz, brief i kosztorys pozwalają uporządkować najważniejsze ustalenia z klientem, a odpowiednio dobrane narzędzia pomagają sprawniej prowadzić kolejne etapy projektu.

Znasz to z autopsji?

Przychodzi mail – trzeba napisać ofertę. Zależy Ci na zleceniu, poświęcasz godzinę na napisanie maila.
Super, udało się. Klient się zdecyduje.
Klient przychodzi na spotkanie, zadajesz pytania. Spotkanie trwa 2-3 godziny.
Wypisujesz to, czego się dowiedziałeś od klienta. Nie wysyłasz tego do akceptacji, nie dopytujesz.

Zaczynasz projekt. Nie masz listy pytań, bazujesz na rozmowie podczas spotkania.
Wysyłasz projekt. Klientowi się podoba, ALE…:

• „w tej łazience taka wanna mi się nie podoba”
• „w sumie to jeszcze bym chciał mieć może jakiś prysznic”
• „projekt jest ładny, płytki ładne, ale nie do końca ten format”
• „w sumie uważam, że te umywalki nastawiane są niepraktyczne” 

Efekt? Kolejne godziny pracy, poprawki za poprawkami.

Niby wiedziałeś czego klient chce, niby wiedziałeś jaka ma być stylistyka, kolorystyka i niby klientowi się to wszystko podoba, ale jak zawsze diabeł tkwi w szczegółach.

Pomyśl, co by było, gdybyś wprowadzić 3 szablony, o których przed chwilą czytałeś? Zaoszczędzisz czas, nerwy, a zarobki też będą adekwatne do poświęconego czasu. Brzmi dobrze? Możesz opracować takie szablony samodzielnie lub skorzystasz z moich.