Planowanie to nie lista do zrobienia. To układanie pracowni wokół tego, co ważne
Najważniejszy wniosek na początek
Jeśli codziennie gasisz pożary, a Twoja pracownia i tak nie posuwa się do przodu, brak czasu nie jest problemem, tylko to, że cały ten czas idzie na sprawy pilne, a nie na sprawy ważne. Planowanie nie polega na odhaczaniu listy rzeczy do zrobienia, tylko na świadomym wygospodarowaniu miejsca na to, co buduje Twoją pracownię: planowanie, harmonogram, wycenę, naukę narzędzi, sprzedaż. To jest praca, która nie krzyczy, bo nie ma deadline’u, ale to ona decyduje, czy za rok będziesz w tym samym miejscu, czy dalej.
Spis treści
Dlaczego lista do zrobienia Cię nie ratuje
Zapytaj dziesięć projektantek, czy umieją planować, a dziewięć odpowie, że tak, bo mają listę to-do. Problem w tym, że lista bez dat i bez hierarchii ważności to tylko spis rzeczy, które kołaczą się w głowie. Nie mówi, co zrobić najpierw, co można przesunąć, a czego w ogóle nie robić. Data w umowie, że projekt oddajesz 30 sierpnia, też nie jest planowaniem, tylko punktem końcowym, do którego jakoś trzeba dojechać.
Zobacz, jak to wygląda w praktyce. Robisz dokumentację techniczną, bo klient na nią czeka. Odpisujesz na wiadomość, bo przyszła właśnie teraz na maila. Poprawiasz wizualizację, bo termin jest na jutro. Wszystko to są sprawy pilne i faktycznie trzeba się nimi zająć. Tylko że jeśli cały Twój dzień składa się z samych takich rzeczy, nigdy nie znajdziesz czasu na to, żeby usiąść i policzyć, ile naprawdę kosztuje Cię jeden projekt, albo żeby nauczyć się narzędzia, które skróciłoby Ci pracę o połowę. Te rzeczy nie mają deadline’u, więc zawsze przegrywają z tym, co pilne.
Cztery ćwiartki, w których naprawdę spędzasz czas
Stephen Covey w książce „7 nawyków skutecznego działania” opisał narzędzie, które pomaga zobaczyć, na co naprawdę idzie Twój czas. Dzieli aktywności według dwóch cech: pilności i ważności. Pilne to takie sprawy, które krzyczą „teraz”, jak dzwoniący telefon czy wiadomość od klienta. Ważne to sprawy, które mają realny wpływ na Twoje cele i Twoją pracownię, niezależnie od tego, czy ktoś aktualnie na nie naciska.
Z tego powstają cztery pola, które w Akademii tłumaczę projektantkom na ich własnych realiach:
| Pilne | Niepilne | |
| Ważne | Ćwiartka I: kryzys, termin oddania projektu na jutro, awaria u klienta na budowie | Ćwiartka II: planowanie, harmonogram, nauka narzędzi, wycena, planowanie sprzedaży, audyt działań |
| Nieważne | Ćwiartka III: część maili, telefonów, drobnych spraw, które wydają się pilne, bo ktoś na nie czeka | Ćwiartka IV: scrollowanie social mediów, sprzątanie biurka zamiast trudnego zadania, oglądanie kolejnego filmiku o Sketchupie zamiast wdrożenia |
Ćwiartka pierwsza: tryb gaszenia pożarów
Wszyscy mamy do czynienia z ćwiartką pierwszą, ale są projektantki, które w niej praktycznie mieszkają. Reagują na kryzys po kryzysie, bo dopóki się na nim skupiają, on rośnie i zajmuje coraz więcej miejsca. Jedna fala kryzysu opada, a zaraz przychodzi kolejna. Z boku to wygląda na bardzo ciężką pracę, a w rzeczywistości jest to praca w trybie obrony, nie rozwoju.
Jeśli ktoś spędza w tej ćwiartce większość czasu, to niemal zawsze widać u niego to samo: stres, wypalenie, poczucie, że ciągle się coś pali i nigdy nie ma chwili wytchnienia. Zwykle idzie to w parze z ucieczką w ćwiartkę czwartą, bo mózg po tylu kryzysach domaga się odreagowania i najłatwiej jest wtedy posprzątać biurko albo wejść na Instagrama, zamiast zabrać się za coś naprawdę ważnego.
Ćwiartka druga: serce Twojej pracowni
Ćwiartka druga to sprawy ważne, ale niepilne. Harmonogram projektów, policzenie realnego kosztu godziny pracy, przerobienie lekcji o narzędziach, które skracają dokumentację, zaplanowanie treści w social mediach, budowanie relacji z klientami, którzy mogą wrócić. Nic z tego nie krzyczy „zrób mnie teraz”, więc bardzo łatwo to odkładać. A właśnie to jest ta praca, która realnie przesuwa Twoją pracownię do przodu.
Covey pisał wprost, że to właśnie ta ćwiartka jest sercem skutecznego zarządzania sobą. Im więcej czasu udaje Ci się w niej spędzić, tym mniej masz kryzysów z ćwiartki pierwszej, bo zapobiegasz im, zanim wybuchną. Dobrze policzona wycena to mniej rozmów o obniżaniu ceny w ostatniej chwili. Dobrze rozpisany harmonogram to mniej nocy spędzonych na dokumentacji technicznej tuż przed terminem.
Skąd wziąć czas na ćwiartkę drugą
To jest pytanie, które słyszę najczęściej. Odpowiedź jest prosta, choć niewygodna: czas na ćwiartkę drugą bierzesz z ćwiartki trzeciej i czwartej. Sprawy z pierwszej ćwiartki są zbyt ważne, żeby je ignorować, więc nie stamtąd, ale trzecia i czwarta ćwiartka to najczęściej rzeczy, które wyglądają na pilne, a wcale takie nie są, albo które są po prostu formą ucieczki.
Żeby móc powiedzieć „tak” ważnym sprawom z drugiej ćwiartki, musisz nauczyć się mówić „nie” innym rzeczom, nawet jeśli na pierwszy rzut oka wyglądają na pilne. To dotyczy telefonu, który mógłby poczekać godzinę, wiadomości, na którą nie musisz odpowiadać w tej sekundzie, czy kolejnego posta, który wpadł Ci w oko i zajmie Ci pół godziny bez żadnego celu.
Covey przywołuje pytanie, które sam zadaje grupom, z którymi pracuje: gdybyś miała przyznać się do braku w jednej z trzech rzeczy, czyli w wyznaczaniu priorytetów, w planowaniu według tych priorytetów albo w dyscyplinie ich realizacji, co byś wybrała? Większość ludzi mówi, że brakuje im dyscypliny. On uważa, że problem leży gdzie indziej: priorytety po prostu nie zapadły im wystarczająco głęboko, żeby naprawdę się nimi kierować. Warto się temu przyjrzeć, zanim obwinisz się o brak silnej woli.
Jak to wygląda w praktyce projektantki wnętrz
Weźmy typową sytuację z pracowni. Robisz projekt mieszkania sześćdziesięciometrowego. Rysujesz w jednym programie, a potem od nowa przerysowujesz dokumentację techniczną w innym, bo nigdy nie usiadłaś, żeby porządnie nauczyć się generować ją bezpośrednio w programie do modelowania 3D. Ta nauka jest sprawą z ćwiartki drugiej: ważna, ale niepilna, więc zawsze przegrywa z kolejnym mailem od klienta. Efekt jest taki, że projekt, który mógłby zająć trzy dni, zajmuje trzy tygodnie, a Ty non stop działasz w trybie ćwiartki pierwszej, bo termin znowu Cię goni.
To samo dzieje się z mierzeniem czasu pracy. Odpalenie aplikacji typu Clockify na start projektu wygląda na coś, co można zrobić kiedy indziej, ale bez tych danych nie wiesz, który etap realnie Cię kosztuje najwięcej godzin, więc nie masz czego poprawiać, tylko zgadujesz. To jest dokładnie ta różnica między ćwiartką drugą, która daje Ci kontrolę, a ćwiartką pierwszą, w której ciągle gasisz to, co akurat najgłośniej się pali.
Podobnie jest z publikacją w social mediach. Jeśli robisz jeden post na tydzień, kiedy akurat znajdziesz chwilę, to działanie z ćwiartki trzeciej: wygląda na pilne, bo czujesz presję, że trzeba coś pokazać, ale bez planu publikacji rozłożonego w kalendarzu nie buduje to żadnej regularności ani zaufania u odbiorców. Rozpisany na kilka tygodni do przodu harmonogram treści to już praca z ćwiartki drugiej, bo ma realny wpływ na to, czy ktoś w ogóle się do Ciebie zgłosi.
Pytania, które warto sobie zadać
Zanim usiądziesz do planowania kolejnego tygodnia, sprawdź kilka rzeczy:
- Ile godzin w tym tygodniu poszło na reagowanie, a ile na rzeczy, które sama zaplanowałaś?
- Czy masz w kalendarzu na sztywno zablokowany czas na naukę narzędzi, wycenę albo planowanie treści, czy tylko na spotkania z klientami?
- Czy odpowiadasz na wiadomości natychmiast, bo są pilne, czy dlatego, że tak jest łatwiej niż zabrać się za coś trudniejszego?
- Co konkretnego mogłabyś dziś przesunąć albo odpuścić, żeby zrobić miejsce na jedną rzecz z ćwiartki drugiej?
Ludzie działający skutecznie nie szukają problemów, tylko możliwości, jak pisał Covey, parafrazując Petera Druckera, w „7 nawykach skutecznego działania”. Nie chodzi o to, żeby udawać, że kryzysów nie ma, ale o to, żeby przez świadome planowanie ćwiartki II zostawić im coraz mniej miejsca w Twoim kalendarzu.
Najczęstsze pytania
Czym różni się macierz Eisenhowera od zwykłej listy zadań?
Lista zadań pokazuje tylko co masz do zrobienia. Macierz dodaje do tego dwa wymiary: pilność i ważność, dzięki czemu widzisz, które zadania rzeczywiście przesuwają Twoją pracownię do przodu, a które tylko wydają się konieczne, bo ktoś na nie czeka.
Jak zacząć wdrażać ćwiartkę drugą, jeśli mam bardzo napięty grafik projektów?
Zacznij od jednej rzeczy, nie od rewolucji. Zablokuj w kalendarzu jeden stały blok czasowy w tygodniu, na przykład godzinę, i wpisz do niego konkretne zadanie z ćwiartki drugiej, na przykład przerobienie jednej lekcji o narzędziach albo policzenie kosztów ostatniego projektu.
Czy mierzenie czasu pracy w Clockify albo podobnej aplikacji naprawdę coś zmienia?
Tak, bo bez tych danych nie wiesz, który etap projektu realnie zabiera Ci najwięcej godzin. Dopiero mając te liczby, możesz świadomie skrócić konkretny etap, zamiast działać na wyczucie i się dziwić, że projekt znowu trwał dłużej niż zakładałaś.
Dlaczego ciągle wracam do gaszenia pożarów, mimo że próbuję planować?
Najczęściej dlatego, że w kalendarzu planujesz tylko sprawy pilne i ważne, czyli to, co i tak byś zrobiła, a pomijasz sprawy ważne, ale niepilne, jak naukę czy harmonogram. Wtedy ćwiartka pierwsza wciąż rośnie, bo nic jej nie zapobiega.
Ile czasu w tygodniu powinnam poświęcać na ćwiartkę drugą?
Nie ma jednej uniwersalnej liczby godzin, bo zależy to od wielkości pracowni i liczby projektów w toku. Ważniejsze niż konkretna liczba jest to, żeby ten czas był na sztywno w kalendarzu, a nie zależał od tego, czy akurat „zostanie chwila”.
Jeśli czujesz, że Twoja pracownia trzyma się na gaszeniu kolejnych pożarów, a na to, co naprawdę ważne, nigdy nie starcza czasu, warto zacząć od spokojnego przyjrzenia się temu, jak wygląda Twój proces. Pokazuję to na webinarze „Diagnoza Twojej pracowni w 90 minut”, gdzie patrzymy na pracownię od strony procesu, klientów, oferty i pieniędzy, a nie tylko poleceń czy postów w social mediach. Możesz się zapisać tutaj: https://kurs.agnieszkapasiekaadamek.com/diagnoza-zapis/.