Jak zabrać się za projektowanie wnętrz online? Tak naprawdę, niezależnie od tego czy pracujesz zdalnie, czy stacjonarnie, warto przerobić wszystkie tematy, o których napisałam w tym artykule. Proces projektowy pozwoli Ci pracować mniej, zarabiać więcej i zwiększyć zadowolenie klienta. Przetestowałam to na własnej skórze. Aby zrobić dobry plan, trzeba znać odpowiedzi na kilkanaście ważnych pytań. Pogrupowałam je i spisałam w moim Workbooku. W tym artykule chciałabym Ci pomóc określić obszary, którymi warto się zająć, aby stworzyć skuteczny plan działania i pracy z klientem. 

Dlaczego warto coś zmieniać? 

Warto odnaleźć swoje „dlaczego?”. Moim zdaniem, przede wszystkim dlatego, aby pracowało nam się przyjemniej, a jednocześnie z korzyścią dla klienta. Jeśli zaczynasz się męczyć, poprawka goni poprawkę, a projekt się przeciąga, czas się zatrzymać i spojrzeć na to wszystko krytycznym okiem. Nie musisz tkwić w czymś, co ewidentnie zabiera Ci przyjemność pracy. 

Projektowanie wnętrz online — jak zacząć?

Zanim przejdziemy do procesu projektowego, zastanów się, skąd przychodzą do Ciebie klienci i z kim chcesz pracować. Kto jest Twoim klientem idealnym?

Skąd przychodzą klienci i kim jest Twój klient idealny? 

Warto przemyśleć z kim chcesz pracować, jaki typ klienta Ci najbardziej odpowiada i jakie projekty będziesz dla niego tworzyć. Bez tego ciężko określić wielkość projektu oraz ilość niezbędną, aby osiągnąć swój cel finansowy na dany miesiąc. Dlatego, niezależnie od tego, czy zdecydujesz się na projektowanie wnętrz online, czy nie, nie pomijaj tego kroku.

Wypisz cechy klienta idealnego. Nie skupiaj się tylko na wieku i czy jest z dużego miasta. Postaraj się wczuć w problem, jaki ma i jak ty możesz go rozwiązać. Ustalenie tego to podstawa, żeby stworzyć strategię swojej marki, którą dokładnie opisuję w Workbooku Jak stworzyć plan działania swojej firmy. Jeśli masz ochotę poczytać trochę więcej na ten temat, zobacz artykuł Jak opracować strategię marki projektowej?

Projektowanie wnętrz online — etapy pracy z klientem

Jeśli chcesz opracować skuteczny system pracy, warto, abyś przemyślał i opracował kolejne, poszczególne etapy pracy z klientem.

Pierwszy kontakt architekta wnętrz z klientem.  

Pisze do Ciebie klient, najczęściej pyta o ofertę lub zakres Twoich usług. Czy masz gotowy wzór odpowiedzi? Może warto go stworzyć?

Co robisz, gdy, zamiast napisać maila, dzwoni? Sporo osób ma problem ze sprzedażą przez telefon. Warto wypisać sobie na kartce najważniejsze pytania, jakie musicie zadać klientowi, przed przedstawieniem oferty, oraz spisać, co zawiera wasza oferta.

To, czy będziesz spotykać się z klientem przed wysłaniem oferty, zależy od Ciebie. Na to nie ma reguły. U mnie takie spotkania się nie sprawdziły, ale może dla Ciebie to będzie coś, co pozwoli Ci zweryfikować, czy zgłosiła się do Ciebie osoba, z którą na pewno chcesz pracować? Ustal, na co się decydujesz, a na co nie? 

Oprócz tego warto zrobić audyty. Przeanalizuj swoją stronę www. Czy wchodząc na swoją stronę, zamówiłbyś projekt wnętrz? Wyobraź sobie, że nic nie wiesz o projektowaniu, czy klient znajdzie odpowiedzi na swoje pytania? Oprócz tego warto spojrzeć krytycznym okiem na swoje konta social media. Gdzie publikujesz? Na Facebooku, Instagramie? Robisz to regularnie i strategicznie? Czy masz spójną komunikację? 

Jeśli na temat audytu i promowaniu marki chcesz poczytać więcej, zobacz artykuły: Jak zrobić audyt firmy projektowej? oraz Jak promować własne studio projektowe?.

Oferta i umowa na projekt wnętrz. 

Czy masz gotowy szablon oferty? Jak taki stworzyłam w programie Canva i zyskałam setki godzin na tworzeniu jej za każdym razem od nowa. Szablon oferty znajdziesz też w moim sklepie, ale możesz go zrobić samodzielnie.  Ponownie polecam mieć szablon maila, w którym przesyłasz ofertę. Dodatkowo warto zadzwonić do klienta i upewnić się, że nasz mail dotarł.

Wzór umowy na projekt wnętrz

• Czy masz podzielone płatności na etapy? 
• Co się stanie, gdy za dany etap nie dostaniesz pieniędzy? 
• Czy wymieniasz konkretne daty i harmonogram pracy?
• Czy wzór Twojej umowy na projekt wnętrz zawiera dodatkowe opłaty za zmiany? 
• Czy masz odpowiednie zapisy przy podpisywaniu umowy na odległość tak, aby nie musieć oddawać pieniędzy i tracić kilku tygodniu pracy za free?

Więcej na temat umowy przeczytasz w artykule Umowa na projekt wnętrz – jak powinna wyglądać?. 

Przechowywanie danych i bezpieczeństwo w projektowaniu wnętrz. 

Pamiętaj o RODO i przy umowie i przy mailingu. Ja korzystam z Google Workspace – G Suite. Nie zapomnij także o załączniku do umowy, związanym z przetwarzaniem danych. Taki załącznik oczywiście jest dołączony do wzoru umowy, który przygotowała dla nas Adwokat Agata Klima- Nowak.

Prace dodatkowe w projektowaniu wnętrz  

Warto określić co się dzieje, gdy klient chce więcej zmian niż w umowie. Ile to kosztuje, jak się rozliczasz. Dzięki temu unikniesz nieporozumień i pracy za darmo. Warto przewidzieć takie sytuacje. Pamiętaj też o opcjach rozwiązania umowy zarówno z twojej strony, jak i na żądanie klienta. 

Przemyśl:

• Jak wycenisz dodatkowe zmiany w projekcie
• Co w sytuacji, gdy wydłuży się termin oddania projektu lub czekasz na odpowiedź klienta
• Konsekwencje czasowe 
• Czy oferujesz nadzór autorski? Jeśli tak, jaki będzie jego zakres i cena? Jakie pakiety oferujesz? Zobacz kurs online
• Zamawianie produktów za klienta. Czy na pewno chcesz to robić? 

Analiza potrzeb klienta i wytyczne do projektu wnętrz.

Formularz z pytaniami do klienta

To moje must have — bez tego proces projektowy trwa miesiącami. Masz pytania przygotowane w formularzu online? Ja mam formularz online z pytaniami do klienta w Google Formularze. Klient wypełnia formularz, a na spotkaniu już wiesz o nim 80% tego, co jest niezbędne do projektu. Spotkanie, które trwa średnio 3 godziny, gwarantuje, że dowiesz się jeszcze więcej. Nie tracisz czasu na poprawki. Odpoczywasz, czytasz książki lub przerabiasz kursy dla projektantów wnętrz. Na etapie analizy potrzeb trzeba też określić budżet. Bez tego projekt może być nierealny do zrobienia i frustracja klienta na końcu gwarantowana.

Na podstawie formularza tworzymy brief, czyli plik z wytycznymi projektowymi.

Jak to zrobić poprawnie? O tym sporo mówiłam na live na grupie Przedsiębiorczy Architekt (zerknij na odcinki) i w moim kursie online Jak tworzyć wytyczne projektowe do projektu wnętrz?. Analiza musi być szczegółowa. 

Wytyczne projektowe do projektu wnętrz — jakich narzędzi użyć?  

Najlepiej stworzyć plik online, do którego masz dostęp wszędzie. Ja korzystam z Google Dokumenty. Generuję link, który wysyłam do klienta, a on może dodać komentarze w dowolnym momencie, oczywiście w terminie, określonym w umowie.

Stworzenie budżetu aranżacji wnętrz.

Budżet powstaje u mnie od razu po wypełnieniu formularza online z pytaniami dla klienta. Dzięki temu na spotkaniu klient wie, na co go stać, a na co nie. Łatwiej się pracuje i ustala szczegóły. Warto mieć swój szablon Excela lub skorzystać aplikacji KIS List.

KIS List – aplikacja dla architekta wnętrz

Zobacz wideo, w którym mówię o więcej o KIS List.

Dołączając z mojego linka (kliknij tutaj), otrzymasz (oprócz standardowego miesiąca gratis na testy) jeszcze jeden miesiąc — po zakupie pakietu Premium na rok. Czyli płacisz za 12 miesięcy, a otrzymujesz 13. Otrzymasz również specjalny bonus — mój szablon listy zakupowej z podziałem na pomieszczenia, który przyspiesza i ułatwia pracę z listą produktów.

Akceptacja pisemna klienta – procedury 

Pamiętaj o tym, że wszystko musi być spisane i zaakceptowane. Brief, czyli plik z wytycznymi do projektu, także. Po ustaleniach słownych rób notatki pisemne i przesyłaj na maila do akceptacji. Dzięki temu także oszczędzisz czas. Jeśli chcesz poznać więcej pomysłów na usprawnienie pracy, zajrzyj do artykułu Zawód projektanta wnętrz – jak pracować mniej i zyskać czas dla siebie?

Inwentaryzacja / przeniesienie rysunków. 

Ten etapy pracy nad projektem także możesz usprawnić.
Zobacz artykuł Inwentaryzacja wnętrz – 12 wskazówek dla architektów.

Modelowanie projektu wnętrz w 3D 

Zacznijmy od niedocenianej rzeczy — checklisty. Dlaczego warto z niej korzystać? Dzięki niej uchronisz się poprawkami, kosztownymi błędami, zyskasz czas i pieniądze, jakie zarobisz na innych projektach i zadaniach. Tutaj znajdziesz interaktywne checklisty, dzięki którym sprawdzisz nie tylko model 3D, ale także rysunki techniczne, proces projektowy czy listę produktów, zamawianych za klienta. Zobacz także artykuł Jak ułatwić sobie pracę jako projektant wnętrz?. U mnie model 3d powstaje w pierwszej kolejności. Więcej na temat pisałam w artykule Układ funkcjonalny – czy można go pominąć w projektowaniu wnętrz?

Projektowanie wnętrz online — tworzenie projektu 

To, co może Ci pomóc, to stworzenie katalogu z produktami. I takimi, które Ci się spodobały i zapisujesz je na zapas i takimi, które są w konkretnym projekcie. Masz bazę modeli na wypadek, jak zabraknie Internetu? Lubię, gdy katalog jest dostępny online. Tak, aby klient nie musiał niczego drukować i miał dostęp do wszystkiego na każdym urządzeniu. Mam także bazę modeli na komputerze, żeby móc pracować bez Internetu. Kiedyś do katalogów dla klienta wykorzystywałam Pinterest. Teraz korzystam także z KIS List.

Aby projektować szybciej i bez błędów, warto mieć własną bazę kontaktów– bazę ekspertów do pomocy, do których możesz napisać lub zadzwonić. Oprócz tego licz swój czas pracy. Po co to robić i jak warto planować? Pisałam o tym w artykule Efektywny czas pracy architekta wnętrz Nie musisz robić wszystkiego, chyba, że chcesz. Być może część zadań możesz oddelegować. Jakie to będą rzeczy? Więcej o delegowaniu zadań dowiesz się z artykułu Rozwiń własne studio projektowe i zyskaj czas.

Nie zapomnij o wycenach wstępnych. Nie zostawiaj wyceniania na sam koniec projektu. Warto wiedzieć wcześniej ile będą kosztować np. meble na zamówienie. Dzięki temu pilnujesz budżetu klienta, który będzie mógł w 100% zrealizować swój projekt. To ma ogromne znaczenie. W trakcie realizacji nie będzie trzeba szukać zamienników. 

Oddawanie poszczególnych etapów projektu wnętrz

Za każdym razem, gdy wysyłasz dany etap projektu wnętrz do klienta, musisz w nim zawrzeć podobne informacje. Dlatego, jeśli chcesz zaoszczędzić trochę czasu, stwórz gotowe szablony maili dla klienta. Takie szablony znajdziesz także w Workbooku Proces projektowania wnętrz od środka.

Warto ustalić cały proces komunikacji z klientem i część rzeczy zautomatyzować. Ja używam narzędzi na Dysku Google. Tam, w jasno określonym miejscu, klient zostawią swoje komentarze. Skupiam się na świetnym projekcie, a nie na odpisywaniu na setki wiadomości pod różnymi komunikatorami.  Może to także coś dla Ciebie? 

Projektowanie wnętrz online oraz pracę zdalną z klientem omawiam na webinarze, w którym pokazuje jak wykorzystać do tego narzędzia Google.

Tworzenie dokumentacji technicznej 

Jakich błędów nie popełniać? Tu jest duże pole do popisu. Widziałeś już e-booka 150 największych błędów podczas projektowania wnętrz i kurs? Problemów z realizacją projektu może być znacznie więcej. Ale możesz zminimalizować je prawie do zera, jeśli zadbasz o ciągły rozwój i masz checklistę, a każdy projekt sprawdzasz zgodnie z nią. Zapraszam Cię do mojego newslettera Narzędziownik Architekta. Co tydzień w piątek o 12:00 wyślę do Ciebie dawkę solidnej wiedzy, abyś zadbał o swój rozwój I oszczędził czas na szukaniu.

Samo tworzenie dokumentacji także można usprawnić. Zobacz artykuł Lepsza dokumentacja techniczna w 7 krokach. Jeśli chcesz zobaczyć rysunki techniczne, przeanalizować, wyciągnąć wnioski i skorzystać z gotowych szablonów do Sketchup Layout, zobacz przykładowe wzory dokumentacji technicznej. Może przyda Ci się także kurs Tworzenie dokumentacji technicznej?

Oddanie całego projektu wnętrz

Przygotuj wzór maila, schematy opisów projektu. Masz dla klienta jakieś bonusy?

Kurs projektowania wnętrz online – proces projektowy

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej, zapraszam Cię gorąco do skorzystania z moich materiałów. Zobacz kurs online Proces projektowania wnętrz od środka. Możesz także zobaczyć Workbook „Proces projektowania wnętrz od środka”. 

Co zyskasz, jeśli skorzystasz i wdrożysz wiedzę?

• Efektywnie skrócisz proces projektowy i jednocześnie zwiększysz zadowolenie klienta.
• Zoptymalizujesz czas pracy nad projektem. Mnie udało się go skrócić o 50%.
• Poznasz gotowe narzędzia dla projektantów wnętrz, które ułatwią Ci pracę.
• Przeanalizujesz swój proces projektowy i, jeśli zechcesz, wprowadzisz mój system 3 etapów projektu.
• Wprowadzisz system jednej wersji projektu wnętrz.
• Dopasujesz działania do własnych potrzeb i wartości.
• Skończysz z wieloma godzinami na poprawki, nanoszeniem poprawek poza umową — wprowadzisz pracę na briefie.
• Poznasz cały mój proces projektowy, który opracowałam i ulepszałam ponad 15 lat. Dzięki niemu poprawki w projektach zmalały u nas niemal do zera.

Kurs zawiera:

• Merytoryczny materiał wideo, w którym omówiono wszystkie kroki sprawnego procesu projektowego (czas trwania: 3 godz. 43 min.)
• Część praktyczna: Sprawne zarządzanie mailami: 11 tutoriali wideo (czas trwania: 45 minut)
• Część praktyczna: Twój proces projektowy krok po kroku – 14 lekcji z gotowymi szablonami i narzędziami:
  • Karty pracy do określenia klienta idealnego.
  • Checklista procesu projektowego – interaktywna + wersja .PDF
  • Checklista pytań i rozmowy, gdy odbierasz telefon od potencjalnego klienta.
  • Lista tipów: Sposoby na to, aby Twoje materiały wyglądały bardziej profesjonalnie.
  • Szablon formularza z pytaniami do klienta przed zrobieniem oferty
    • Tutorial wideo – obsługiwanie formularza
    • Szablon okładki formularza w Canva, abyś dostosował go do swojej marki.
  • Szablon maila do klienta przed przesłaniem oferty.
  • Checklista skutecznej oferty na projekt wnętrz.
  • Szablon maila do klienta z ofertą
  • Dobry wzór umowy – co powinien zawierać? Wskazówki od Adwokat Agaty Klimy-Nowak. Na co zwrócić uwagę w swojej ofercie.
  • Szablon maila do klienta ze szkicem umowy.
  • Spis pytań, które warto zadać klientowi – plik .PDF
  • Szablon maila do klienta, gdy wysyłasz mu formularz z pytaniami.
  • Spis największych błędów w tworzeniu wytycznych projektowych z wyjaśnieniem, jak tego unikać.
  • Szablon maila do klienta, gdy wysyłasz do niego brief.
  • Wideo o korzystaniu z KIS List + zniżka 1 miesiąc gratis w aplikacji
  • Checklista do inwentaryzacji.
  • Checklista pytań do dewelopera.
  • Wskazówki dla usprawnienia inwentaryzacji.
  • Lista producentów, którzy udostępniają modele 3D
  • Checklista do sprawdzania modelu 3D – interaktywna + w wersji .PDF
  • Checklista grzejników na zamówienie
  • Checklista kompletności rysunków technicznych
  • Checklista dokumentacji technicznej
  • Checklista mebli na zamówienie
  • Checklista do sprawdzania schodów
  • Oddawanie poszczególnych etapów
  • Szablon maila do oddania poszczególnych etapów projektu.
  • Szablon maila do oddania projektu.
  • Szablon maila do pozyskania referencji.
  • Checklista do zamawiania produktów za klienta
  • Szablon pliku w Arkuszach Google do zamawiania produktów za klienta.
  • Lista: Co musisz przemyśleć, gdy chcesz oferować nadzory?

Przeczytaj także poprzednie części poradnika dla projektantów wnętrz:

Poradnik projektanta wnętrz cz.1: planowanie roku i celów firmy projektowej krok po kroku.

Poradnik projektanta wnętrz cz.2:  Harmonogram pracy i planowanie projektu wnętrz – jak zdążyć na czas?

Zapraszam Cię także do bezpłatnej bazy wiedzy Przedsiębiorczego Architekta.

Tutaj znajdziesz materiały na temat procesu projektowania wnętrz.

Poradnik projektanta wnętrz jest dla Ciebie przydatny?

Dołącz bezpłatnie, po jeszcze więcej wiedzy, do Narzędziownika Architekta – mojego cotygodniowego magazynu dla projektantów wnętrz, który wysyłam prosto na maila.

Podziel się z innymi, jeśli ten artykuł był przydatny. Niech ta treść trafi do jak największej liczby projektantów wnętrz. To najlepsza nagroda za wykonaną przez nas pracę. Dziękuję!